Czasami sprawdzenie kontrahenta przed podpisaniem umowy, monitorowanie klientów po dokonaniu transakcji nie zdoła ustrzec nas przed zatorami płatniczymi. Potrzebna jest wtedy szybka decyzja i windykacja.

Stosowanie zasad zapobiegania powstawaniu przeterminowanych wierzytelności nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania takich sytuacji. Gdy pojawia się problematyczny dłużnik, często przedsiębiorca staje przed dylematem, czy zdecydować się na samodzielną windykację czy też zdać się na wyspecjalizowaną firmę. O tym, że działania windykacyjne należy bezdyskusyjnie podjąć, dziś nie trzeba już nikogo przekonywać.

- Ze statystyk wynika, że najwyższą skuteczność mają kroki podjęte w ciągu 2-3 miesięcy od terminu płatności. Potem z każdym kolejnym miesiącem ich skuteczność gwałtownie spada. Zwlekając z podjęciem windykacji powinniśmy mieć świadomość, że pieniądze zamrożone w niespłaconej wierzytelności nie są w obrocie i nie pracują na zysk naszej firmy - tłumaczy Szymon Kobierski, Dyrektor Działu dochodzenia roszczeń Pragma Inkaso S.A.

W dodatku koszt działań windykacyjnych rośnie wraz z upływem czasu. Coraz trudniej jest zweryfikować adres prowadzenia działalności przez dłużnika, jego przychody, majątek. Nie rzadko pojawiają się także inni wierzyciele, a co za tym idzie - wydłuża się „kolejka” do składników majątkowych dłużnika.

Kwestia kalkulacji

Firmy stosują dwa rozwiązania - windykacja prowadzona we własnym zakresie oraz powierzona wyspecjalizowanym firmom zarządzającym wierzytelnościami. Decyzję o wyborze jednej z opcji powinniśmy podjąć na bazie analizy opłacalności obu rozwiązań. Trzeba przeanalizować skalę odpisów z tytułu niespłaconych należności, koszt pracowników zajmujących się windykacją i ich wyjazdów, posiadane know-how, które pozwoli osiągnąć zadowalający stopień skuteczności. Windykacja jest działaniem mocno absorbującym, dlatego nie jest dobrym rozwiązaniem powierzanie tej funkcji jako dodatkowej pracownikom innych działów, księgowym czy handlowym. Handlowiec windykujący wcześniej pozyskanego klienta psuje swoje osobiste relacje z nim. Koszty stałe związane z wynagrodzeniami pracowników posiadających specjalistyczną wiedzę niezbędną do dochodzenia roszczeń i ich aktywności (wyjazdy, korespondencja) są ponoszone bez względu na to, czy faktycznie mamy w danym okresie niespłacone wierzytelności, i czy podejmowane przez nich działania są skuteczne. Jeśli roszczeń dochodzimy samodzielnie, możemy pokusić się o próbę przeliczenia, jak wysokie koszty przypadają statystycznie na jedną złotówkę odzyskaną w danym okresie. Uzyskane dane następnie porównajmy do średniej wartości prowizji windykacyjnej stanowiącej wynagrodzenie firmy zewnętrznej.

- Prowizja dla nas, jako firmy zewnętrznej, jest należna tylko na zasadzie success fee. Przedsiębiorca ma więc gwarancję, że jeśli usługa okaże się nieskuteczna, do nieściągalnej wierzytelności nie będzie musiał doliczyć kosztów jej dochodzenia - dodaje Szymon Kobierski z Pragma Inkaso S.A.

Renomowane firmy windykacyjne w razie potrzeby skierowania sprawy na drogę sądową kredytują także opłaty za wpis sądowy i bezwarunkowo ponoszą koszty zastępstwa procesowego. W przypadku wierzytelności o wysokich nominałach mogą to być kwoty rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych, które możemy pozostawić w obrocie. Ponadto prowadzą wszystkie etapy procesu, biorąc na siebie przygotowanie dokumentów i reprezentację przed sądem oraz ustalenia majątkowe na cele egzekucji komorniczej. Z racji specjalizacji, firmy windykacyjne osiągają zdecydowanie wyższe wskaźniki odzyskanych należności.

Na wyodrębnienie własnych działów windykacyjnych decydują się najczęściej firmy duże, szczególnie jeśli mają rozdrobniony portfel odbiorców. Wówczas opłaca się im inwestować w wyspecjalizowaną kadrę oraz oprogramowanie do zarządzania procesem windykacji. Niemniej nawet takie firmy korzystają okazjonalnie z usług branży obrotu wierzytelnościami, np. sprzedając pakiety wierzytelności bądź zlecając windykację spraw wyjątkowo trudnych.

Dla jednej wierzytelności jeden podmiot zewnętrzny

Jeśli zdecydujemy się na outsourcing, możemy wypróbować usługi kilku firm. Następnie podsumujmy jednak ich działania i zawęźmy grono usługodawców. Obsługując nasze wierzytelności firma windykacyjna zyskuje wiedzę na temat specyfiki branży, sposobu udokumentowania należności i najczęstszych zarzutów dłużnika, co sprawia, że sam proces zyskuje na sprawności, nie wspominając o technicznych aspektach współpracy. Zdecydowanie złym rozwiązaniem jest powierzanie różnych etapów windykacji danej wierzytelności różnym podmiotom.

Przykładowo firma windykacyjna przez kilka miesięcy prowadzi negocjacje, następnie radca prawny kieruje sprawę do sądu, aż w końcu sprawa trafia do przypadkowego komornika. Cały proces mocno się wydłuża, a dodatkowo rozbieżne ustalenia poczynione przez różne podmioty mogą być wykorzystane przez dłużnika w celu odwleczenia spłaty. W najgorszych przypadkach może to prowadzić do nieściągalności. Obsługa wierzytelności przez jeden podmiot daje możliwość równoległego prowadzenia negocjacji, postępowania o nakaz zapłaty na wypadek fiaska rozmów, a dodatkowo cały czas trwają ustalenia majątkowe wykorzystywane, gdy dochodzi do etapu egzekucji komorniczej.

Jeśli decydujemy się prowadzić windykację polubowną samodzielnie, następnie skorzystać z kancelarii, skierować do komornika i dopiero wtedy zwrócić się do firmy zewnętrznej, musimy liczyć się z wysokim poziomem prowizji, a nawet odmową podjęcia się zlecenia. Szanse na odzyskanie zmalały z biegiem czasu, a firma windykacyjna utraciła możliwość wykorzystania wielu narzędzi. Dodatkowo wierzytelności niższej jakości, do których należy większość należności na etapie komorniczym, nie pozwalają na skorzystanie z szerokiej oferty zarządzania należnościami firm działających na tym rynku.

Źródło: materiały prasowe Pragma Inkaso S.A.