Pierwszym elementem zabezpieczającym przedsiębiorstwo przed powstawaniem trudnych należności i ich utratą powinna być weryfikacja nowych odbiorców. Procedura przy tym powinna być maksymalnie skuteczna i minimalnie kosztowna a co więcej mając prowadzić do rozszerzenia sprzedaży nie powinna być uciążliwa dla potencjalnych kontrahentów. Powinna być również powtarzalna, to znaczy identyczna dla każdego nowego odbiorcy.

Przy spełnieniu powyższych założeń nie zbudujemy systemu, który ochroni nas w 100 procentach, pozwoli on jednak wyeliminować typowych naciągaczy oraz te firmy, które są kompletnie niewiarygodne. Jasnym jest również, że może się zdarzyć, iż zrezygnujemy ze współpracy z firmami wyglądającymi jedynie na niewiarygodnie a mimo to rzetelnymi. Powyższe zdarzenia są nieodłączną cechą ryzyka gospodarczego a położenie akcentów zależy od tego na jakie ryzyko jesteśmy w stanie się zgodzić.
Najtańszą, najprostszą, stosowaną zawsze i wszędzie powinna być weryfikacja z dokumentów.
Poproszenie nowego odbiorcy o podstawowe posiadane przez każdą firmę dokumenty powinno spotkać się z pełnym zrozumieniem i nie powinno utrudnić zawarcia współpracy, zażądać powinniśmy:

- dokumentu rejestrowego (w przypadku osób fizycznych - odpis z ewidencji działalności gospodarczej a w przypadku osób prawnych - odpis z Krajowego Rejestru Sądowego)
- zaświadczenia REGON
- zaświadczenia o nadaniu numeru podatkowego NIP
- potwierdzenia zgłoszenia rejestracyjnego podatnika VAT

W przypadku powyższych dokumentów niecelowym będzie żądanie aktualnych odpisów - bowiem ich zdobycie może być dla kogoś zbyt czasochłonne, natomiast warto poprosić o potwierdzenie na przekazanych nam kopiach, że dane tam zawarte są aktualne. Potwierdzenie powinno być dokonane, przez osoby uprawnione, więc w przypadku osoby fizycznej - właściciela, a w przypadku spółki - jej organ - członków zarządu bądź prokurentów. Wszystkie wyżej wymienione dokumenty są zawsze w posiadaniu każdego przedsiębiorstwa, więc jeśli dla kogoś stanowi kłopot ich zdobycie to może być ważny - negatywny sygnał, podobnie jak niechęć do wzięcia odpowiedzialności za zgodność danych w nich zawartych ze stanem faktycznym.

Kolejnym etapem weryfikacji, który również powinien być działaniem standardowym to potwierdzenie zgodności danych rejestrowych kontrahenta na własną rękę. W przypadku osób fizycznych polegało ono będzie na telefonicznym potwierdzeniu w odpowiednim urzędzie miejskim zgodności danych w przekazanej nam kopii odpisu z danymi w rejestrze. W przypadku osób prawnych i spółek jawnych warto pobrać w najbliższym oddziale Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego odpis pełny z rejestru. Mając przekazaną nam kopię a tym samym numer spółki w rejestrze poniesiemy koszt 60 zł a dzięki temu poznamy takie dane jak lista wspólników, osoby uprawnione do reprezentacji spółki, informacje o ewentualnych bezskutecznych egzekucjach a w firmach, które są do tego zobowiązane (osoby prawne) informację, czy składane były sprawozdania finansowe za poszczególne lata. Odpis pełen w odróżnienia od odpisu aktualnego pozwoli nam również prześledzić zmiany, które następowały w kapitale spółki, liście wspólników, osobach uprawnionych do reprezentacji, nazwie czy też siedzibie.

Jako część opcjonalną weryfikacji firm, które chcą z nami współpracować, uzależnioną bądź od wartości przyszłych należności bądź od wątpliwości, które pojawią się przy analizie dokumentów postuluję przeprowadzenie następujących czynności:

- analiza akt w przypadku kontrahentów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym
- wizja lokalna
- zasięgnięcie opinii aktualnych kontrahentów naszych przyszłych odbiorców

Akta przedsiębiorstw zarejestrowanych w KRS są jawne i udostępniane nieodpłatnie każdemu, w odpisie z rejestru takiego przedsiębiorstwa wskazany jest Wydział Gospodarczy KRS, w którym te akta fizycznie się znajdują.
W tych aktach możemy znaleźć poza tymi danymi, które są ujawniane w odpisie z KRS takie dokumenty jak chociażby sprawozdania finansowe spółki czy uchwały wspólników - analiza tych dokumentów powinna dopełnić nam obraz tego, z kim mamy do czynienia.
Jeśli jest to możliwe warto wysłać pracownika, aby na własne oczy przekonał się, czy firma która chce z nami zacząć współpracę faktycznie istnieje w miejscu które nam podała. W zależności od branży oraz jej wielkości możemy się przekonać, czy jest to jedynie kilkumetrowe biuro, czy też miejsce adekwatne do poziomu na którym prowadzone mają być interesy.
Ostatnim, łatwo dostępnym źródłem informacji są obecni kontrahenci naszego przyszłego odbiorcy. Warto spytać, czy może on wskazać firmy dla których jest odbiorcą i które mogą go nam zarekomendować. Uważam, iż będzie to skuteczniejsza metoda niż szukanie jego kontrahentów na własną rękę i potwierdzanie jego wiarygodności bez jego wiedzy i zgody. Sygnały o tym, że staramy się sprawdzić wiarygodność naszego partnera u jego dostawców zapewne do niego dotrze a nie jest naszym celem osaczanie przyszłego partnera i wzbudzanie w nim poczucia, że traktujemy go jako potencjalne źródło problemów. Możliwość pochwalenia się partnerami handlowymi z którymi współpraca przebiega prawidłowo jest też ważnym sygnałem dotyczącym jego wiarygodności.

Przeprowadzenie powyższych czynności nie powinno być ani kosztowne ani czasochłonne, nie powinno też wzbudzać złych emocji w naszym przyszłym kontrahencie. Nie zapewnią nam one stuprocentowego bezpieczeństwa ale też powinny nas uchronić przed nawiązaniem współpracy z firmami nierzetelnymi i zwykłymi naciągaczami.

Łukasz Fil
Grupa Kapitałowa Południe-Zachód
www.pz.com.pl