Windykacja należności, jak każdy inny proces, ulega ciągłym zmianom. W celu zwiększenia skuteczności oraz optymalizacji kosztowej procesu wprowadzane są nowe rozwiązania oraz narzędzia na każdym etapie odzyskiwania należności.

Sprawdzenie dokumentów firmy oraz osób upoważnionych do reprezentowania firmy (odpis z KRS, pełnomocnictwa) to minimum jakie powinniśmy zrobić na tym etapie. Standardem staje się sprawdzanie kontrahenta, czy nie znajduje się na liście dłużników w Biurze Informacji Gospodarczej. Koszt takiej weryfikacji nie jest wysoki, a sprawdzenie może nas ustrzec przed dużymi stratami. Ważnym elementem podczas podpisywania umowy z klientem jest zebranie jak największej ilości informacji o kliencie, w tym telefonów kontaktowych, adresów e-mail.

Szczególnie w czasie kryzysu znaczna część klientów indywidualnych oraz firm nie dokonuje wpłat w terminie płatności. Powody braku zapłaty są różne, a jeszcze więcej jest wymówek stosowanych przez klientów, którzy nie dokonali zapłaty. Dlatego na tym etapie powinniśmy skorzystać z szybkich i tanich narzędzi dotarcia do klienta.

Klient spóźnia się zapłatą

Jeszcze 10 lat temu SMS-y jako forma kontaktu były dość rzadko wykorzystywane przez wierzycieli, a przez dłużników traktowane jako coś egzotycznego. Dzisiaj są standardowym kanałem kontaktu w sprawie należności. Są skutecznym i tanim narzędziem na zmobilizowanie „zapominalskich”. Wysyłając SMS-a tuż przed lub tuż po terminie płatności, pokazujemy naszym kontrahentom, że mamy kontrolę nad swoimi należnościami. Automatyczne telefony windykacyjne są alternatywą dla SMS-ów. W przypadku, gdy nie posiadamy numeru komórkowego dłużnika, możemy nagrać wiadomość przypominającą o terminie płatności, można także spersonalizować taką wiadomość, odgrywając klientowi informację o kwocie zadłużenia. Opisane powyżej rozwiązania można zastosować zarówno w dużych korporacjach, jak i małych firmach. Usługi takie oferują liczące się na rynku polskim firmy windykacyjne. Korzystając w tym zakresie z usług firmy zewnętrznej nie trzeba kupować drogiego sprzętu IT oraz zatrudniać specjalistów do jego obsługi.

Dłużnik nadal nie płaci

Jeśli pomimo podjętych działań windykacyjnych dłużnik nadal zalega z zapłatą, to należy jak najszybciej podjąć działania w celu odzyskania należności. W przypadku gdy firma ma ograniczone zasoby lub nie posiada wewnętrznego działu windykacji, powinna jak najszybciej przekazać sprawę do firmy windykacyjnej w celu przeprowadzenia windykacji polubownej. Czas w windykacji odgrywa ogromną rolę - im szybciej dotrzemy do dłużnika, tym szybciej nam zapłaci. Przekazanie sprawy do firmy windykacyjnej ma taką zaletę, że proces będzie tak prowadzony, aby w sytuacji, gdy dłużnik nie wywiąże się z ustaleń, sprawa szybko trafiła do sądu. Jednak należy pamiętać, że windykacja polubowna prowadzona przez firmy windykacyjne osiąga skuteczność do 90 proc.

Ważne postępowanie

Jednym z najważniejszych czynników w windykacji decydujących o skuteczności jest nieuchronność kolejnych zdarzeń. Dlatego nie należy „odkładać na półkę” spraw dłużników, wręcz przeciwnie, należy podejmować kolejne działania. Przede wszystkim należy poinformować dłużnika o zamiarze przekazania ich danych do Biura Informacji Gospodarczej w przypadku braku wpłaty w wyznaczonym terminie. Na etapie podpisywania umowy z firmą windykacyjną można upoważnić ją do przekazania tych danych oraz ich do aktualizacji. Następnie powinno się skierować sprawę do sądu. Jak wszyscy wiemy, sprawy sądowe trwają dłużej niż tego oczekujemy, jednak jak zostało to już wcześniej wspomniane, odpowiednie prowadzenie procesu przez firmę windykacyjną oraz zebranie niezbędnej dokumentacji pozwoli nam na szybkie przeprowadzenie tego procesu. Dodatkowym elementem usprawniającym proces odzyskiwania należności na drodze postępowania sądowego jest wprowadzenie e-sądu.

E-sąd

Czym się różni elektroniczne postępowanie upominawcze od normalnego? Przed złożeniem pozwu trzeba się zarejestrować w e-sądzie, identyfikacja strony procesu następować będzie przez login i hasło. Pozew składany jest na elektronicznym formularzu, co ma tę dodatkową zaletę, że w razie błędnego wypełnienia jakiejś rubryki system nie pozwoli przejść dalej. Nie jest też wymagane załączanie dowodów (faktur, rachunków), lecz jedynie ich opisanie. Pozwany dostanie nakaz zapłaty na papierze, z pouczeniem o możliwości odwołania i kluczem, dzięki któremu może je złożyć elektronicznie (ale może też w formie papierowej). Jeśli skorzysta z Internetu, dalej cała sprawa będzie się toczyć elektronicznie.

Proces uszyty na miarę

Wymienione powyżej narzędzia mogą występować łącznie lub każde oddzielnie, coraz bardziej popularne jest oferowanie przez firmy windykacyjne usług hybrydowych, które dają najlepsze efekty w postaci odzyskanych należności przy minimalnych kosztach.

Autor Sławomir Deleżuch
Autor jest prezesem zarządu DCGroup Sp. z o.o.