Prawidłowy dobór odbiorców naszych towarów czy usług pozwoli nam zabezpieczyć się przed kontrahentami niewiarygodnymi oraz zwykłymi naciągaczami. Najwięcej przeterminowanych należności powstaje jednak przy długotrwałej współpracy. Stąd szalenie istotnym jest prowadzenie swoich kontaktów handlowych w taki sposób aby ustrzec się przed sytuacją, w której kłopoty naszego odbiorcy staną się naszymi kłopotami. Warto bowiem pamiętać, iż większość należności nie powstaje w wyniku złej woli a w wyniku zdarzeń, które dłużnicy określają później jako “niezależne od nich”. Nie warto oceniać, czy kłopoty naszego odbiorcy są faktycznie od niego niezależne czy wynikają z jego niedbałości, nieumiejętności prowadzenia interesów czy też z innych przyczyn leżących po jego stronie należy jedynie zabezpieczyć się przed negatywnymi skutkami takiej sytuacji.


Nadzór nad współpracą składa się z trzech aspektów:
- aktualizacja danych kontrahentów,
- obserwacja kontrahenta oraz współpracy,
- dyscyplinowanie kontrahentów.

W zakresie aktualizacji danych naszego odbiorcy warto przyjąć jakiś okres po którym poprosimy go o przedstawienie bądź potwierdzenie jego danych rejestrowych i teleadresowych.

Okresem optymalnym byłoby 3 miesiące, nie powinno być to jednak więcej niż 6 miesięcy. Przed niczym nas to nie uchroni w razie złej woli drugiej strony, jednak nawet wtedy zdecydowanie przyspieszy ewentualne postępowanie windykacyjne a także sądowe. Warto przy tym zwrócić uwagę na wszelkie zmiany zwłaszcza w zakresie siedziby, adresów, osób wchodzących w skład organów w przypadku spółek czy też ich udziałowców. Zmiany takie nie muszą być oznaką zjawisk negatywnych jednak powinny być dla nas sygnałem dla przyjrzenia się bliżej współpracy z danym kontrahentem.

W zakresie obserwacji współpracy powinniśmy obserwować transakcje z danym klientem. Gwałtowny wzrost poziomu zobowiązań wobec naszej firmy musi być sygnałem ostrzegawczym, może on bowiem świadczyć o rozwoju naszego odbiorcy jednak może on być również początkiem powstawania zatorów w płatnościach a w sytuacji ekstremalnej możemy mieć do czynienia z odbiorcą, który nas sobie “oswoił” po to aby zaciągnąć znaczne zobowiązanie a następnie odmówić jego zapłaty. W tym momencie warto zastanowić się czy nie byłoby rozsądnym rozwiązaniem z punktu widzenia naszego interesu przypisać każdemu z odbiorców maksymalnych wartości ich zobowiązań wobec naszej firmy, które mogą być zaciągnięte w jednym czasie. Tę sprawę można uregulować w wiążącej nas umowie, na drodze porozumienia z klientem, bądź po prostu w postaci naszego regulaminu czy polityki sprzedaży.

Jeśli nasz sposób prowadzenia interesów związany jest z bezpośrednim kontaktem z klientem zwłaszcza w jego siedzibie czy miejscu wykonywania działalności warto uczulić naszych pracowników mających z nim kontakt do zwrócenia uwagi na niepokojące sygnały. Należeć do nich mogą gwałtowne zmniejszenie liczby pracowników, zmniejszenie parku maszynowego, zapasów, powierzchni magazynowej czy też wszystkie inne, które świadczą o tym, że w firmie dzieje się źle. Warto przy tym pamiętać, iż nie chodzi o prowadzenie inwigilacji naszego kontrahenta jedynie o uczulenie naszych pracowników na naprawdę niepokojące zjawiska.

Kluczowym jednak elementem nadzorowania współpracy będzie jednak dyscyplinowanie kontrahenta. Warto bowiem uświadomić sobie, iż każdy mniej lub bardziej świadomie kategoryzuje swoje zobowiązanie nadając im odpowiednie priorytety. Nie ma to większego znaczenia, jeśli zachowana jest płynność finansowa - wszystko wtedy się płaci, jednak w przypadku jej zachwiania każdy ma zobowiązania, które muszą zostać bezwzględnie zapłacone w terminie, takie które można “lekko przesunąć” i takie, które w najgorszym razie można przeciągać bardzo długo. Dyscyplinowanie kontrahenta ma na celu stworzenie takiej sytuacji, w której nasze należności będą miały najwyższy możliwy priorytet. Zobowiązania handlowe nigdy nie osiągną takiej pozycji jak zobowiązania publiczno-prawne, prawnie zabezpieczone - kredyty bankowe czy też te, zapewniające funkcjonowanie przedsiębiorstwa - media itp., ale możemy się starać aby być najwyżej wśród wszystkich dostawców. W tym celu każde opóźnienie w płatności powinno być stanowczo wyjaśniane i nie ma to nic wspólnego z windykacją, chodzi o każdorazowe doprowadzenie do wyjaśnienia przyczyn choćby jednodniowego opóźnienia. Wyjaśnienia niekoniecznie formalnego i pisemnego, jednak zawsze musi ono mieć miejsce. Jeśli uda się doprowadzić do sytuacji, w której nasz kontrahent będzie uprzedzał nas, chociażby telefonicznie, o tym że może nastąpić opóźnienie w płatności możemy uznać, iż nasze należności mają dla niego najwyższy priorytet. Dyscyplinowanie klienta może stać się również wstępem do postępowania windykacyjnego, nigdy bowiem nie wiemy czy mimo najszczerszych chęci i najbardziej wiarygodnych wyjaśnień kontrahent należność zapłaci. W tym celu należy przyjąć okres przeterminowania po którym od klienta zażądamy pisemnych wyjaśnień i zobowiązania z zakreśleniem daty zapłaty. Taką formę proponuję zastosować już przy 7-10 dniowym przeterminowaniu i żądać wtedy pisemnego, jednostronnego oświadczenia. Należy pamiętać aby takie oświadczenie miało charakter jednostronny - my jako sprzedawca możemy je co najwyżej przyjąć przy czym warto unikać spisywania porozumień czy ugód - to zobowiązany ma złożyć oświadczenie.

Ostatnim elementem dyscyplinowania kontrahentów są odsetki ustawowe. Odsetki które należą się w przypadku każdego opóźnienia, niezależnie od jego przyczyn. Naliczanie i egzekwowanie odsetek winno być czynnością standardową, oczywiście mając na uwadze dalszą współpracę nie warto czasem ich egzekwować - wszystko zależy od naszej pozycji rynkowej, zawsze jednak warto takie odsetki naliczyć i jednocześnie anulować - będzie to jasny sygnał, że przeterminowanie zobowiązań wobec nas nie jest darmowe a odstąpienie od odsetek jest tylko i wyłącznie naszą dobrą wolą.

Łukasz Fil
Grupa Kapitałowa Południe-Zachód
www.pz.com.pl